Data Sherpa
Data Sherpa – hands-on automatisatie voor direct resultaat
Wat als één klein stuk werk al de helft van je administratieve ergernis oplost? Wij automatiseren pragmatisch met tools die je al hebt, en je betaalt pas als het tijd bespaart.
- Binnen dagen waarde, geen maanden wachten.
- Geen grote IT-projecten, wel concrete oplossingen.
- Eén druk op de knop in plaats van 20 handelingen.
- Pay-after-impact: geen resultaat = geen factuur.
Veel voorkomende problemen binnen het MKB
Veel organisaties in het MKB lopen niet vast op gebrek aan expertise, maar op gebrek aan lucht. Administraties groeien mee met de organisatie, maar worden zelden opnieuw ontworpen. Daardoor ontstaat een web van Excel-bestanden, mailboxen en uitzonderingen. Het gevolg: iedereen is vooral bezig met werk óm het werk heen in plaats van met het werk zelf.
Wat we doen als Data Sherpa
Net als een sherpa in de bergen dragen wij je organisatie niet omhoog, maar nemen we het zwaarste stuk van de route over. We creëren structuur, bouwen een slimme laag bovenop jullie bestaande systemen en wijzen de kortste route naar boven. Dat doen we met Microsoft Power Platform en Power BI, altijd met jullie eigen data.
Waarom deze aanpak werkt
- We starten met één klein proces dat direct waarde levert.
- We werken iteratief, in het tempo van de organisatie.
- Oplossingen zijn simpel genoeg om te begrijpen en slim genoeg om echt te helpen.
- We gebruiken tools die je waarschijnlijk al hebt, zoals Power Platform en Power BI.
Zo werken we:
1. We kiezen samen één proces dat zwaar voelt – een berekening, workflow of mailbox.
2. We bouwen een mini-oplossing in Power Platform of Power BI die morgen helpt.
3. Jij test de oplossing, en alleen als het werkt en tijd oplevert, betaal je.
Voor ons betekent automatiseren: één druk op de knop in plaats van 8 Excel-tabs of 60 e-mails.
Plan een gratis 20 minuten Data Sherpa-call
Voorbeelden uit de praktijk
Casus 1: Vastgoedbeheerder
Een vastgoedbeheerder liep vast op terugkerende maandelijkse voorschotberekeningen per contract in een groeiend Excel-landschap.
Elke maand moest per contract een voorschot worden berekend, met verschillende voorwaarden, contractstart- en einddata en tussentijdse wijzigingen. Alles leefde in een grote Excel-matrix, waardoor één fout in een formule weken later gevolgen kon hebben. Er was geen centraal overzicht, het proces was foutgevoelig en er ontstond afhankelijkheid van één medewerker.
De oplossing
We bouwden een Power BI-oplossing die automatisch alle contractbestanden inleest, de nieuwste versie van elk contract kiest en de volledige voorschotberekening dag-nauwkeurig uitvoert. De oplossing genereert direct een complete journaalpost in één overzicht. De medewerker bepaalt zelf over welke periode wordt gerekend en welke bronmap wordt gebruikt.
Het resultaat
Het resultaat: 6 uur werk werd teruggebracht naar 10 minuten. Foutcontrole is niet langer nodig, de afhankelijkheid van één persoon is weg en contractinformatie is altijd actueel. Het proces is volledig reproduceerbaar en controleerbaar.
Casus 2: Medisch onderzoek
Een netwerkorganisatie voor medisch onderzoek verzandde in e-mailchaos tussen sponsors, ziekenhuizen en onderzoekscentra.
Alle communicatie over nieuwe onderzoeken, beschikbaarheid van sites, contracten, formulieren en termijnen liep via e-mail. Dat leidde tot verschillende versies van documenten, lange berichtenslingers en onduidelijke statussen van lopende aanvragen. Medewerkers gebruikten hun mailbox feitelijk als projectmanagementsysteem.
De oplossing
We brachten eerst de echte casuïstiek in kaart: hoe een onderzoek wordt aangemeld, wat sites moeten aanleveren en waar vertraging ontstaat. Op basis daarvan bouwden we met Power Platform een helder datamodel, geautomatiseerde workflows, een interne Power App en een extern portaal voor sponsors en sites. Losse mailtjes maakten plaats voor dossiers per onderzoek en duidelijke workflows per inschrijving.
Het resultaat
Het resultaat: van e-mailchaos naar een gestroomlijnd proces met heldere statussen en één waarheid voor alle partijen. Notificaties, herinneringen en deadlines lopen automatisch. De administratieve last daalt, het risico op vergeten stappen wordt kleiner en er blijft meer tijd over voor het echte werk: onderzoek ondersteunen.
Casus 3: Regionale ontwikkelmaatschappij
Als financiële informatie overal staat, maar nergens echt samenkomt, wordt sturen moeilijk. Financiële sturing zonder Excel-chaos: het dashboard als kompas.
Voor een regionale ontwikkelorganisatie speelde precies dat probleem. De finance afdeling werkte met verschillende systemen voor grootboek, bankmutaties, projectadministratie en begrotingen. Om inzicht te krijgen moesten gegevens telkens handmatig worden samengebracht in Excel-overzichten.
Elke maand opnieuw.
Dat leidde in de praktijk tot:
- verschillende Excelbestanden met deels overlappende cijfers,
- handmatige controles om bankstanden met balansposities te vergelijken,
- tijdrovende rapportageprocessen voor maand- en jaarafsluitingen,
- weinig ruimte voor analyse omdat zoveel tijd naar rapportageproductie ging.
De behoefte was duidelijk: één centrale plek waar de financiële werkelijkheid zichtbaar werd — betrouwbaar, actueel en begrijpelijk.
De oplossing : Data Sherpa in actie
Stap 1 — Het financiële landschap begrijpen
We begonnen met het in kaart brengen van hoe de finance afdeling daadwerkelijk werkte. Niet alleen de systemen, maar vooral de dagelijkse vragen:
- Waar kijken jullie elke dag naar?
- Welke controles moeten altijd kloppen?
- Wanneer ontstaan twijfels over cijfers?
- Wat kost nu de meeste tijd tijdens een afsluiting?
Hieruit ontstond een helder beeld van de kernprocessen: van bankvalidaties tot budgetbewaking en van projectadministratie tot P&L-analyse.
Stap 2 — Een geautomatiseerde datastroom bouwen
Vervolgens koppelden we de verschillende databronnen aan elkaar en richtten we een automatische datastroom in.
De gegevens uit grootboek, bankmutaties, projectadministratie en begrotingen worden nu dagelijks samengebracht en ververst — zonder handmatige tussenstappen.
Zo ontstond één consistente dataset waarop alle rapportages gebaseerd zijn.
Stap 3 — Van rapportage naar inzicht
Op basis van deze data bouwden we een finance dashboard dat aansluit op het werk van de afdeling:
- een winst- en verliesrekening met drill-down tot op transactieniveau,
- een balansoverzicht met automatische controle van bankstanden versus balansrekeningen,
- begroting versus realisatie met duidelijke afwijkingsanalyse,
- inzicht in resterende budgetten per afdeling en project,
- ondersteunende rapportages voor maand- en jaarafsluitingen.
- Wat eerst verspreid stond over spreadsheets en losse controles, komt nu samen in één overzicht.
Het resultaat
De finance afdeling beschikt nu over één centraal dashboard dat dagelijks automatisch wordt bijgewerkt.
Handmatige consolidatie is grotendeels verdwenen.
Cijfers zijn altijd actueel.
En afwijkingen worden sneller zichtbaar.
Tijdens maand- en jaarafsluitingen fungeert het dashboard als controlemiddel én stuurinstrument. Managementrapportages kunnen vrijwel direct worden opgesteld, zonder dat eerst allerlei bestanden moeten worden samengevoegd.
Impact
De organisatie heeft nu een schaalbare financiële informatievoorziening die meegroeit met de organisatie.
Wat begon als een dashboard voor inzicht, is uitgegroeid tot een essentieel onderdeel van de planning- en controlcyclus.
Is Data Sherpa iets voor jou?
- Voor organisaties die willen groeien zonder extra administratieve ballast.
- Voor teams die processen willen stroomlijnen zonder groot IT-programma.
- Voor medewerkers die af willen van Excel-landschappen en mailbox-projectmanagement.
- Voor directies die snel bewijs willen dat automatiseren werkt en betaalbaar is.